让档案室成为学校的信息中心

                      常州市武进区奔牛实验小学 杨润人

“中心”一词在词典中的意思是集中与完备，学校的信息中心就意味着学校管理中所形成的集中起来的所有信息。在现代学校的管理中，其信息的收集、储存和利用，学校档案室更具有其地位和作用。

一、及时、齐全的收集档案，为储存和利用档案信息打基础。

收集是档案工作的起点，也是档案工作的基础，基础工作的质量，直接影响着以后的整理归档和查找利用。

1、增强意识，齐全收集。定期向全体教职员工宣传《档案法》和《江苏省档案管理条例》，通过学校档案专题网站，档案展示、档案利用等形式，让大家在看得见摸得着的前提下都来真正重视、关心和支持学校档案工作。同时结合档案利用情况摘录、档案日志随笔、档案管理反思等信息，在学期计划、档案工作动态和每周工作上及时将档案管理的信息告知全体教职工。在档案收集的操作中，我们做到：常规材料集中收，重大材料单独收，有关材料及时收，特色材料提前“收”。如我校校长赴京受奖，并将会受到胡锦涛、温家宝等中央领导人接见，在得到消息后，档案室就要提前做好有关视频的录像工作，因为我们不可能到现场。如学校这学期首次新增了3为硕士研究生学历的教师，对这些“顶级”数据材料，档案室包括陈列室就要及时收集以便及时更新。再如在学校迎接全面性的工作检查时，就抓住契机收集教师业务档案材料，这样，既做好了迎查工作，又充实了档案资料，还减轻了档案室和教职工的负担，可谓是一举三得。

2、把好源头，规范成“材”。我们要求各部门在形成文档材料时做到五点：（1）杜绝圆珠笔、铅笔；（2）形成文稿时必须要有标题，而且要规范，如通知、协议书、合同等等，名词前必须要有定语，要有文稿责任人和日期，材料要留有装订的余地；（3）各自收应该收集的材料，收当年的材料，避免重复。（4）纸张力求统一；（5）一次活动要有完整的资料。在收档时，对不符合上述要求的材料要当场处理。

3、制订标准，开具清单。依据上级档案和主管部门的《档案归档范围和保管期限》，结合档案收集、整理和利用情况，再根据本校 “体育艺术节、科技节、读书节、地球村、寄宿班、特级教师、支教教师”等特色材料，制订出“归档目录”，并按学校人事变动情况及时调整目录中的“档案收集责任人”。 收档时，将归档目录一式二份，一份在学期结束前发给每个收集人，另一份留在档案室，以便收档时校对和记录，并以此作为收档清单。因为往往在查档时，交材料人总会说：“好像这材料我交到档案室了”，究竟有没有这个材料，双方都可凭收档清单说话。俗话说，“巧媳妇难做无米之炊”，档案室不能“变”出材料来。同时，在收档时要注意“去粗取精，去伪存真”。

4、“四室”并存，注重备份。所谓的四室是档案办公室、阅档室、档案库房和资料室。各部门在交材料时，我们要求“归档材料不能少，其余材料欢迎交”。这样，就会出现非归档材料——资料，我们就把这些资料作为档案的辅助材料，另辟资料室加以保存。事实上，在学校迎接各类评估检查和教师的职称申报、评先评优时，这些短期资料确有利用的价值。所谓的“备份”，是除传统的纸质档案和实物档案外的电子光盘档案。光盘的内容包括：数码照片、校园电视台和体育艺术节等各大活动素材及专题片、库存档案及固定资产数据、自制电教课件、学校各条线各部门的电子文档材料等，从内容看，这些材料大部分有纸质和实物档案，用光盘形式再收集，目的一是备份，以防遗失，二是方便利用，因为电子档案的利用快捷高效。这种做法，我校在2006年省一级档案室验收时，受到评估专家组的一致赞赏，故以高分通过了认定。

二、规范、创新的整理档案，是处理和利用档案信息的关键。

档案整理是归档工作的中心环节，工作量大，专业要求高，档案员的确要有默默无闻、勤于思考、甘于奉献的精神和智慧才能胜任。在档案的整理过程中，要始终突出档案的利用时间和利用价值，做到早整理，巧整理。

1、系统整理，小件合并。在整理过程中，我们把有查考利用价值的、本校直接形成的文件材料，根据材料特征进行系统的整理排列，尽量做到一事一盒，保持盒内文件材料之间的有机联系。对一张纸的小件档案要与有联系的其他档案合并归件，以免破损，方便归盒。在整理上级文件时，我们也坚持“标准”，前后一致。

2、巧妙处理，优势互补。总的做法是“平时输入、期初上网、年初关档”。即将平时和上半年学期末收集来的归档材料输入xls电子表格，编排好临时档号，形成较完整的一学期档案，然后公布于档案专题网，以便及时利用；到年初关档时，将上一年两个学期的归档材料在xls中整合，然后按照STA学校档案管理软件格式，编好规范档号后再集中导入STA系统。这样把xls电子表格与STA学校档案管理系统结合使用，采用平时输入和集中导入办法，以既达到“集中归档为平时归档、隔年查档提前到隔学期利用”的目的，又使归档材料不丢失。 

3、宁详不简，新老结合。STA学校档案管理软件的文档题名输入时不能超过60个字，那只有在这个数字范围内，在输入文件题名时要尽量详细，避免“协议书、通知”等这样的通用名称输入，因为检索时电脑跳出来的仍是这些题名，无法得知是什么协议书，什么通知，当然就无法查到所需档案材料。在遇到文件题目与习惯用语或新老用语不一致时，可以先照文件题目输入，再用习惯用语加括号进行说明，题名字数超过时可以缩减内容。如输入“学生登记表”时，要将习惯称“学籍卡”作为说明内容。这样在检索时的给定值上，不管是输入“登记表”还是输入“学籍卡”，都能查到同一个档案。再说，有些同类的归档材料，还可在题名前加上归类词或工作中的习惯用词，如在题名前加“奖、课题、工会、行风”等，检索时就便于找出同类材料，以便提高查准率和利用率。

4、分类整理，及时归档。这主要是对编研材料和其他门类档案而言。我们把编研材料分为约定材料和当年新增材料，如约定的材料是：会计档案移交清册、归档文件目录、学校自编刊物、立卷说明、大事记、学校集体教师学生荣誉和得奖的统计表、学校突出荣誉的奖状或奖牌彩色复印件、媒体报道统计及重点报道的原件或复印件、教职工岗位一览表、组织机构一览表等，当年新增材料视保存价值而定。再如在教职工个人档案的收集与整理归档时，我们将教职工平时形成的考核评优、职称晋升、学历进修、论文发表获奖等材料及时直接归入个人档案。这样的动态管理，为学校和教职工服务确实起了非常好的作用。每当教职工看到自己的新增档案时，都会由衷地惊叹道：档案室为我们做好了成长记录，太感谢了！

5、开发软件，为我所用。除了利用好STA学校档案管理软件的常用功能外，对于非常用工具栏我们也进行开发利用。如“经典档案、重大活动、特别荣誉、特色材料、师生名册”等我们就利用档案软件的“全文”功能，将这些图文材料做个“全文链接”，利用时就可直接在电脑上显示文档材料并可直接打印，不再需要到库房查阅复印文件。再如软件中的“备注”，则根据利用率高和需加说明的材料进行备注，以便检索调阅时注意。

三、充分、高效的利用档案，提升档案室形象，为学校和师生服务。

档案的利用，是收集和整理档案的成果体现，是档案价值的呈现，也是档案工作的归宿。

1、电子查档，方便快捷。由于库存档案的卷内目录及案卷目录已经全部输入了STA学校档案管理软件。所以在阅档时，只要利用检索工具，输入给定值，所需材料的归档号、题名、责任者、全文、备注等就会立即出现在电脑上，既快又准确，大大提高了利用效率。查档时分“迎接检查”和“档案查（借）阅”两类登记，同时，实行电脑登记与手工登记相结合。去年深秋的一天，已经是傍晚5点多了，省体育传统学校验收组的领导要看学校“输送优秀运动员的资料”，几个校长跑到档案室要求立即提供这个档案，以此作为验收加分的依据，随着关键词的一个个输入，STA系统中跳出一个个所需档案资料，不到5分钟，要查档案全部搞定，为顺利通过省体育传统校复查验收作了应有的贡献。今年，在一次政府召开的学校易地新建论证会上，领导们要学校拿出需要新建的理由，档案室立即提供了八十年代初的建设部门对“学校原一、二号教学楼加固补强的检测意见”，为政府和教育行政部门对学校的易地新建提供了决策依据。这样的档案利用典型实例很多，就是靠的方便快捷的电子查档。

2、提供索引，要查就点。学校每年或多或少要接受各级各类的检查和评估，绝大部分的资料要档案室提供，事实上，也只有档案室提供的材料才更具有真实性和说服力。为了做好迎查工作，档案室建立了“迎查阅档”的五步工作法。即：钻研评估要点——统揽档案材料——下载档案编号——补充“另见材料”——编撰自评报告。在迎查阅档中，档案室只要提供档案编号及档案目录题名，这样，就由以往的几大堆材料浓缩成几张纸的“评估自查材料档案索引”，由以往的大会小会集中做材料改成网络传输编索引，由以往的检查人员流于形式看材料改成点击重点欣赏材料。去年，学校在接受区的综合督导评估时，一位资深校长、评估组组长就如是对我们说：面上的共性材料我不要看，但迫于形式，我在有的学校只能把几大堆材料有意地去弄乱，以告慰精心做材料的领导和老师们。而你校提供档案索引，我们想查什么就点什么，你们一拿就出。方便、快捷、重点突出，效率高。学校还会经常遇到“材料要准备，检查不一定”的抽样式检查，对此，我们也是按照评估细则编排档案索引。如果来查，则按索引中的档号就能迅速拿出支撑材料；如果不来查，就无须动档案，大大减轻了档案员的工作负担。

3、利用声像档案，发挥可视功能。随着办学水平的提高和现代实施的应用，学校的声像档案也越来越多，为此，档案室充分发挥实物和视听档案的作用。利用成果展览室，在对外教学研讨、来宾参观以及新教师报到等活动时，让他们通过照片和视听档案特有的声像效果，全面系统地直观地了解学校的发展。同时，视听档案又为学校的对外宣传立了汗马功劳。如：为市的《龙城春秋》、区、市的《年鉴》、《武进日报》，区教育局编制的《烛光影忆》和《学校简介》、《百年校庆纪念册》、省电视台的《名校校史、校训、校歌展播》等提供反映学校面貌、学校管理、教育教学实绩、师生活动等方面的原始资料。我们还充分利用现代信息技术手段提高视听档案的利用率。如，我们将每一届体育艺术节、科技节、红领巾义卖等活动的实况全部拍摄下来，刻录到光盘上；学生外出参加省市区的活动系列材料和视频，学校受到省市媒体报道的纸质材料和视频等，除了保存纸质档案外，还制成电视节目，上了学校档案网视频栏目。这样，利用者就不再受地域及时间的限制，能方便快捷地得到所需的照片档案及视频信息，真正实现了资源共享。

4、通过相关资料，得知所需信息。在检索档案时，有时不能直接查到所需档案，那就得通过相关信息，间接查阅。一是通过网上查档，可统揽全部档案目录，从而找到虽没有直接署名但能查到相关材料。二是利用编研材料间接查阅，一老师要参加省教学论文年会，需要查阅她以前的论文作参考，我在编研材料——校刊《教苑求是》中查到了她的论文，她高兴地说：想不到，档案室什么都有，非常感谢！还有一位长居南京的退休教师，要得知医保人员如何异地就医时，我们通过查阅相关档案，使其得到明确答复，高兴而归。

5、多方位交流多形式展示，提升了档案管理的水平。2008年是《江苏省档案管理条例》颁布施行十周年，为进一步提高全社会的档案法制意识，普及档案科学知识， 8月19日，常州市档案局在怡康花园举行了“档案连着你我他”档案宣传活动。在展板宣传的陈列中，奔牛实验小学的“档案利用典型事迹”和老校长“梅鹤年的家庭档案管理指南”被展出，这是武进区学校系统唯一的被展出单位。同时，我们还经常接受来校参观和上门交流档案工作。

在档案的展示和利用上，我校开辟了校史、教科研、体育、学生成果等四个展览室，建立了涵盖“经典档案、全宗指南、档案编研、百年风采、规章制度、网上查档、信息交流、工作动态”等十个栏目的档案信息专题网站，从而形成了纸质档案、实物档案、电子档案、网络信息等多方位多角度的立体展示利用模式。档案室将47年来的可公开的文书档案目录全部输入档案管理软件，并上传至学校档案专题网站的“网上查档”系统，利用时只要通过网上查档，凭档号（不方便时，只要来个电话或发封信或发个电子邮件）直接到档案室复制或查阅档案，老师们说得好：“要知档案有没有，只要网上查一查”。

档案管理，主要环节是收集、整理和利用三大块。但从细处着想，方方面面的事务很多很多。档案员要不断反思与总结。平时，我坚持记利用摘要，坚持写档案日记和随笔，以至于对学校九大类档案的归档目录、平时归档记录、档号标准及报表输出规程、STA导入导出步骤、档案上架排列顺序、迎接评估检查的自评表档案索引、平时查阅及利用登记表、立卷说明范例等都有了较熟悉的认识和管理规程，由此我自编了《档案管理手册》，在有关标准的制订中我几经修改，并得到了武进区档案局领导行家的指导和认可，现在，此手册已赠送给我区几十所兄弟学校的档案员，以求得相互交流，共同提高。

要使档案室正真成为学校的信息中心，档案员要坚定全心全意为学校和师生服务的信念，持之以恒、与时俱进、不断探索、不断创新，才能把档案的管理工作做实做活做到位，才能真正发挥档案的功能及其利用价值。

作者简介：杨润人，男，1956年9月生，大专毕业，中共党员，1979年参加工作，现任常州市武进区奔牛实验小学行政办公室主任。2002年取得“江苏省档案人员上岗资格证书”，同年负责学校档案工作，2005年被区教育局确定为片档案管理联络员。2006年，所负责的档案室晋升为江苏省一级档案室，同时本人被江苏省档案局授予“创建省一级标准显著成绩”荣誉证书。（档案网址：{域名已经过期}电子邮箱：yangrunren@{域名已经过期}联系电话：0519-83126923  13961209335）