浅谈学校档案室的特点与管理

一、档案室的特点

    学校档案室是为了集中统一管理学校在工作活动中形成的全部档案而建立起来的一项专门业务机构，因而有着自己鲜明的特点。

    1、学校档案工作是史料性工作，是维护学校历史真实面貌的重要工作。学校档案是学校党政工团、教学管理、学生学籍、教师业务、财务会计、学校基建建设、设备购置等各项工作活动的真实记录。它记述了学校不同历史时期的校规校纪和各时期学校领导人进行工作的思想意图、成功的经验和失败的教训，反映了一定历史阶段的学校风貌。

    2、档案室工作是提高工作效率和工作质量的重要条件。学校档案室为本单位工作人员提供科学的依据和准确的信息，减少无效劳动和重复劳动。

    3、学校档案室是服务性的工作，是本单位业务工作的组成部分。学校档案室工作，一方面为本单位工作服务，另一方面为有关单位提供材料，当然首先是为本单位的领导工作服务。其次，各业务部门在进行工作中，也都需要查考利用档案，所以，档案室是业务活动不可分割的一部分。

    二、学校档案室的管理

   （一）不断加强宣传力度，强化档案法制建设。利用学校局域网、橱窗、宣传栏、广播等多种形式开展宣传活动，增强档案工作的透明度，消除神秘感、陌生感；办好学校档案陈列室，展示学校文化，提高全员档案意识；开展档案法规教育，健全和完善学校档案管理方法。对学校档案工作有突出贡献的人员依照《档案法》进行嘉奖；对故意毁坏档案的人员依照法律进行惩处，触犯刑法的还要依法追究其刑事责任。

   （二）大力丰富室藏，加强档案资源建设。接收档案要注重质量，从源头抓起，指导和督促各处室做好立卷归档工作；优化室藏结构，为档案利用提供优质保障；学校对档案的管理要实现现代化，一些重要的信息，要刻录成光盘，一式三份，保证信息不丢失。照片档案也最好用数字形式保存起来，避免失真，这样，不但档案可以“延寿”，室藏结构也能更合理，为档案利用提供更优质的保障。

   （三）深入开发档案信息资源，提高服务水平。

   （四）加大对档案室的经费投入，改善档案室基础设施建设。档案工作要列入学校工作计划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证，以推动学校档案工作快速、持续、健康地发展。

   （五）加快学校档案信息化步伐，实现档案信息资源的网上共享、利用。档案室应逐步纳入学校信息管理网络，以便充分发挥档案信息资源作用；加强电子文件的归档管理，妥善做好电子文件保真、保密和保存工作；加强电子档案编研工作，对档案资料进行研究整理、编辑出版，参加学校信息网络整体建设，配合有关部门编写重要参考资料；做好档案信息网站，拓宽档案服务渠道。

（萧山二中 张东菊）