风雨过后见彩虹           

                  ——在区教育系统片档案联络员会议上的发言

杨润人

2005年的一天，为了办理教工宿舍的房产证，学校总务要我查一个基建档案，并且将1992年的收档记录给我看，我与另一个档案员钟老师查了好几天都没查到，当年的档案员已瘫痪在床，而且不能讲话，总务处又急着等原始档案去办手续，可我们只能干着急……。这时，我心里在暗暗下起了决心，一定要将所有的档案输入电脑。

在去年创建省一级档案室的过程中，我们彻底规范了档案室中九大类档案材料，积累了一些肤浅的做法和体会，现汇报如下：

一、收获与感想

1、争创的艰辛。我们为争创省一级档案室，我们得到区教育局、档案局领导及专家的大力支持和悉心指导，同时在学校领导、部分行政人员、档案员及有关同志的通力协作下，对照“省一”标准，做了大量的卓有成效的工作。从1961至2005共45年的1930卷案卷（盒）（其中会计档案不在内），案卷级和文件级目录全部输入档案管理软件，字数达一百万之多。这“一百万”的背后，凝聚着我们半年多的心血，特别在去年的暑假中，我们迎高温，战酷暑，双休日也不休息，午间实在累了就在档案室台上伏一会儿。我们好像把档案室当作了自己“孩子”在精心培育。我曾把省三级到省特一级档案室比作是中专、大专、本科、硕士、博士学历。我们每天记录温、湿度、打扫卫生，就好像是为她洗脸刷牙；定期清点和检查案卷（盒）就好像是在给她梳妆打扮；网上查档、经典档案展示、声像电子实物等档案的整理归档就好像是培育她全面发展；教师业务档案的规范化又好像是在显示的人性化功能……。如今，我们的档案室终于成为江苏省一级档案室了。去年3月15日，当我在2007年全区档案工作会议上，接过区委副书记授予的这块金灿灿的等级命名牌时，我由衷地告诉自己：“我的孩子终于大学本科毕业了！”

2、爽快的感觉。浏览阅档室21盒共114册编研材料，看到库房21个单元93节柜子的九大类档案材料，再打开档案管理软件，文件目录总数为17154条；根据检索项目详查有关材料及“永”“长”“短”材料所占的比例等等，搜索也好，查阅也罢，给你的感觉是方便而快捷、有序而丰富。

3、“两脑”的结合。人脑与电脑的有机结合，使档案工作更完美更“傻瓜”。人脑开发电脑，使它符合档案工作的需要。到目前为止，STA学校档案管理系统的所有功能我们都开发出来了，并且都得到了利用。而就电脑说来，它能无条件地为你服务。从1961年以来的47年档案，只要我档案室有的材料，点击一下档案管理系统或网上检索系统，不过2秒钟，就会跳出你要的材料目录或材料全文，所以，我又称之为这种结合，不光完美而且傻瓜。

4、材料的把关。为把好材料的源头关。我不止一次地在学校周工作上这样要求教职工：

（1）“行了春风才有夏雨”。要注意规范地形成和整理资料。①杜绝圆珠笔、铅笔；②形成文稿时必须要有标题，而且要规范，如：××××的通知。也就是说要标明什么内容的通知，要有落款（文稿责任人）还要有日期，右边要留有装订的余地；③各部门收集各自应该收集的材料，避免重复。④纸张力求统一，16开或A4纸，一般不要用8开纸；⑤要及时整理材料、及时归档；⑥一项（次）活动要有完整的资料。

（2）规范地收集资料。我们用电子表格编辑好《奔牛实验小学档案材料归档目录及收集人名单》，按照收集人归档材料的目录一式二份，一份在每年寒假前发到每个收集人手中，另一份留在档案室，以便收集人交归档材料时校对和记录，并以此作为收集归档材料的清单。因为往往在需要材料时，交过材料人的总会说：“我交到档案室了”，是否真的，凭你交来的材料清单说话。

现在，每当看到“江苏省档案工作一级单位”的奖牌，享受着档案利用的价值时，我们可以由衷地宽慰道：“工作着，收获着；收获着，快乐着!”

二、进一步发挥档案室“信息中心”的作用。

1、去年我们又增添了资料柜两个单元共10节，以便暂时存放不需存档，但在近期内有查找、利用和迎接上级督导评估或工作检查的资料。

2、进一步建好校园档案网，增加了“经典档案”栏目，不断充实各栏目的内容，并向教职工介绍网络内容及网上查档方法。

3、立卷工作抓得早、抓得有成效。寒假放学前，就收齐了应归档的材料，如2006年的档案，早在今年2月8日寒假一放学，就开始整理。在人家欢欢喜喜吃年夜饭的时候，我比人家还多一“喜”，那就是档案也整理好了。寒假后的新学期一开学，查档就可在电脑上的档案系统进行，正是快捷又方便，而且应归档的材料不乱也不丢失。

4、进一步开发档案软件，利用好“备注”及“全文”的功能，将一些重要档案链接为“全文”，这样既有纸质的原始文件，又可以在查档过程中即时出现在电脑桌面上，为我所用，。

5、对实物档案、设备档案、教师业务档案等进行动态管理。档案来了就登，登了就归，不断充实，及时利用。

6、多方位管理、利用和展示。我们做到橱柜、陈列、网络三结合利用和展示。即纸质档案以橱柜为主，实物档案以陈列为主（现在，我校有陈列室4个，展览板48平方米），档案管理及经典档案以网络为主。目前，我校档案网络管理上有“档案室简介”“全宗指南”“各类制度”“网上查档”“档案编研”“百年风采”“信息交流”“档案室掠影”“精彩推荐”“工作动态”等十大栏目，信息达百余条。

7、进一步规范立卷说明。在原来的基础上，同时借鉴湟里片材料，增加了“立卷体会”，充实了“学校基本情况内容”，使立卷说明更加“细而全”。

8、一份“签到簿”给我们的启示。今年9月18日，英语组顾华娟老师怀着试试看的想法，来到档案室查去年的武进区英语教研活动签到簿，可不到一分钟，就查到了此材料，她兴奋地说“我对区教研室可有交待了，这材料有全区各校听课人的签名，是无法补出来的”。我当时就在借阅登记簿上特别注上这样一句话“开课材料以后必须存签到簿，因为存档的目的是为了利用”。争创“省一级”要赶在百年校庆之前，我们的意度也在于此。百年校庆纪念册的绝大部分材料都来自于档案室，最早的是1960年的学校总结。

各位领导及同行：我们的工作，对照上级要求和现代化档案工作标准，对照兄弟学校还有差距。今后必须在以下几方面切实提高档案管理水平：

1、继续加强《档案法》、《江苏省档案管理条例》及《江苏省归档文件整理规则》实施办法的学习和宣传，不断增强全体教师的档案意识。

2、还要进一步加强档案业务建设，全体档案工作成员必须熟悉自身业务，在收齐本部门材料的，要不断提高材料的质量。

3、档案员还要进一步提高档案现代化管理水平，大力开发档案信息资源，不断提升品位，为学校的各项工作作出更大的贡献。