让档案室成为学校的信息中心

                      常州市武进区奔牛实验小学杨润人

“中心”的意思是集中与完备，学校的信息中心就意味着学校管理中所形成的“集中与完备”的信息。在现代学校档案的管理中，这种集中与完备，更具有它的现实意义和利用价值。

一、收集档案——及时、齐全

收集是档案工作的起点，是归档工作的基础。

首先，我们档案室向全体教职员工宣传《档案法》和《江苏省档案管理条例，再通过学校档案专题网站，档案展示、档案利用等形式，让大家在看得见摸得着的前提下都来真正重视、关心和支持学校档案工作。同时结合档案利用情况摘录、档案日志、档案管理反思等信息，在学期计划、档案工作动态和每周工作上及时告知全体教职工。在档案收集的操作中，我们做到：一般日常工作材料集中收，重大活动材料及时收，根据档案利用情况摘录的应增减的材料灵活收。同时还注意“顶级”数据、经典档案的及时统计和更新。如学校这学期新增3为硕士研究生，档案陈列室的教师学历统计图就要及时更新；再如我校校长受到胡锦涛、温家宝等中央领导人的接见，网上的经典档案栏目就及时添加视频和图文资料，以达到应归档材料和应展示档案收齐收足和及时展出的目的。当然，也不是收得越多越好，档案室要把好材料的源头关，做到去粗取精，去伪存真。

其次，综合档案收集、整理和利用情况，不断修订完善归档目录，按人事变动情况编排好“各部门收集档案责任人分工表”。分工表按照案卷类目、收集人和保管期限等制订，并随责任人的变动及时调整。以做到分工明确，“档”下有人。        

第三，档案员要时刻当有心人，做到嘴勤、脚勤、手勤。我到现在的学校时间不长，做档案工作时间也就不长。但是，当看到呈现百年老牌省级实小的文化底蕴的声像并茂的档案，当学校接受上级评估验收，一次次因档案材料的齐全而获得通过时，当教职工们借阅档案满意而归时……，我总会由衷的赞叹着，工作着、实践着、创新着、快乐着！所以每当学校有重大活动或教师的公开课以及校级教研活动时，都能及时系统地收集有关材料。对于上级来文，及时传阅交办后，根据归档目录，存放在相关文件夹（抽屉）内，以方便查找和利用。

二、整理档案——规范、创新

档案整理是归档工作的中心环节。

在整理过程中，我们把有查考利用价值的、本校直接形成的文件材料，根据材料特征进行系统的整理排列，尽量做到一事一盒，保持盒内文件材料之间的有机联系，不使其材料割裂分散。对于一些本校特有的或体现学校特色的材料，如：体育艺术节、科技节、读书节、地球村、寄宿班、特级教师、支教教师等，我们根据《武进区学校档案归档范围和保管期限》及时修订出本校的档案材料归档目录，以整理出符合学校实际的有学校特色的档案来。在整理上级文件时，我们也坚持“标准”，前后一致，以便于将来的归档、查找和利用。在档案的整理过程中，我们始终突出档案的利用价值，做到早处理，巧处理，多功能处理。

1、充分开发学校档案软件功能。在整理文书档案时，做到“平时输入、期初上网、年初关档”。我们将平时收集或上交来的档案材料输入xls电子表格，在期初时将上学期的档案在xls电子表格中输入，确定好临时档号，形成较完整的一学期档案，然后上网，以便及时查找利用；到年初时，将上一年两个学期的档案再次在xls电子表格中整合，按照STA学校档案管理系统中的格式，编好规范档号后再集中导入STA系统。这样把xls电子表格与STA学校档案管理系统相结合，平时归档和集中导入相吻合，以达到“集中归档为平时归档、隔年查档提前到隔学期利用”的目的。

2、多信息输入，多条件检索。输入文件题名时宁详不简。（1）避免“协议书、通知”等这样的通用名称输入，因为检索时电脑跳出来的仍是这些题名，无法得知是什么协议书，什么通知，当然就无法查到所需档案材料。（2）遇到文件题目与习惯用语或新老用语不一致时，可以先照文件题目输入，再用习惯语加括号进行说明，题名字数超过时可以缩减内容。如现在的“学生登记表”习惯称“学籍卡”，则“学籍卡”就是说明内容。这样在检索时，不管是用“登记表”还是用“学籍卡”，都能查到同一个档案。（3）有些同类的归档材料，还可在题名前加上归类词或工作中的习惯用词，如在题名前加“奖、课题、工会、行风”等，检索时就便于找出同类材料，以便提高查准率和利用率。

3、对其他门类的档案材料实行动态管理，及时归档。如在编研材料归档时，我们把约定材料和当年新增材料分类收集归档。约定的材料有：会计档案移交清册、归档文件目录、学校自编刊物、立卷说明、大事记、学校集体教师学生荣誉和得奖的统计表、学校突出荣誉的奖状或奖牌彩色复印件、媒体报道统计及重点报道的原件或复印件、教职工岗位一览表、组织机构一览表等，当年新增材料视保存价值而定。再如教师个人档案的整理归档，我们将他们平时形成的考核评优、职称晋升、学历进修、论文发表或得奖等材料及时分类归入个人档案。每当教职工看到自己的新增档案时，都会不由地惊叹道：档案室为我们理好了成长记录，太感谢了！

4、“四室”并存，注重备份。所谓的四室是档案办公室、阅档室、档案库房和资料室。我们要求各部门交材料时，做到“规定材料不能少，其余材料欢迎交”。这样，在整理档案时，就会出现非归档材料，我们就把这些材料作为资料暂存，于是，我们新增了资料室。事实上，在迎接各类评估检查时，这些短期资料还有利用发挥的价值。所谓的“备份”是，在我们的档案室和陈列室，除传统的纸质档案和实物档案外，还增加了电子光盘档案。光盘的内容包括：数码照片、校园电视台和体育艺术节等各大活动素材及专题片、档案盒固定资产数据、自制电教课件、学校各条线各部门的电子文档材料等等，从内容看，这些材料大部分有纸质和实物档案，用光盘再储存，目的一是备份，以防遗失，二是方便利用，因为电子档案的利用快捷高效。这样做法，在我校2006年省一级档案室验收时，受到评估专家组的一致赞赏，故以高分通过了认定。

三、利用档案——充分、高效

档案的利用，是档案价值的呈现，是归档目的的所在，是档案工作的归宿。

为满足利用者的需求，我们通过各种方式向他们提供档案材料，进行咨询服务，展示学校发展的历程。据不完全统计，我校每年借阅档案和参观陈列室的达500人次，查档也有过去的库房查档变为网上查档、电话查档、电子邮箱查档等多种形式。我们还进一步建好档案专题网站，档案室简介、经典档案、全宗指南、档案编研、百年风采、规章制度、网上查档、信息交流、档案室掠影、工作动态等十大栏目的点击数不断攀升。同时，不忘充实各栏目的内容，经常向教职工介绍网络内容及网上查档方法，从中涌现了许多档案利用的典型实例，来校参观档案室的全省各兄弟学校达30多所。

1、为学校发展和教职工服务。档案室为学校的各种检查评估、教育教学经验的积累、教职工的考核和职务晋升等提供了第一手详实的依据。为了更好地提供服务，我们将档案室保存的1961年以来的所有档案的卷内目录及案卷目录全部输入档案管理软件。阅档时实行电脑登记与手工登记相结合。“迎接各类检查、评估档案材料索引”和“档案查（借）阅及利用登记表”分类登记，多渠道利用。这样，在查档时，只要利用检索工具，输入给定值，所需材料的归档号、题名、责任者等就立即出现在电脑上，既快又准确，大大提高了利用效率。近几年，我校每年要接受上级的各类验收10多次，90％的材料都是档案室提供的，这为顺利通过验收发挥了应有的作用。

2、充分利用声像档案的可视功能。随着办学水平的提高，学校的声像档案也越来越多，工作量也越来越大。我们在照片档案管理中，严格按照《奔牛实验小学档案材料归档目录》要求，对纸质照片和电子照片分别存档，纸质照片和电子照片刻录的光盘都一张张写好说明，形成一个个文件夹。

利用时，我们通过成果展览室，在对外教学研讨、来宾参观以及新教师报到等活动时，让他们通过照片和视频档案特有的声像效果，全面系统地直观地了解学校的发展，真正起到了实物档案的展示作用。

其次，这些视听档案，又为学校的对外宣传立了汗马功劳。如：为市的《龙城春秋》、区、市的《年鉴》、《武进日报》，区教育局编制的《烛光影忆》和《学校简介》、《百年校庆纪念册》、省电视台的《名校校史、校训、校歌展播》等提供反映学校面貌、学校管理、教育教学实绩、师生活动等方面的原始资料。

第三，充分利用现代信息技术手段提高视听档案的利用率。如，我们将每一届体育艺术节、科技节的小型比赛、大型汇演的活动实况全部拍摄下来，刻录到光盘上；学生外出参加省市区的活动系列材料和视频，学校受到省市媒体报道的纸质材料和视频等，除了保存纸质档案外，还特制成视频节目，上了学校档案网。这样，利用者就不再受地域及时间的限制，能方便快捷地得到所需的照片档案及视频信息，真正实现了视听档案信息资源的共享。

3、多方位交流多形式展示，提升了档案管理的水平。2008年是《江苏省档案管理条例》颁布施行十周年，为进一步提高全社会的档案法制意识，普及档案科学知识， 8月19日，常州市档案局在怡康花园举行了“档案连着你我他”档案宣传活动。在展板宣传的陈列中，我校的“档案利用典型事迹”和老校长“梅鹤年的家庭档案管理指南”被展出，这是武进区学校系统唯一的被展出单位。

在档案的展示上，我校开辟了校史、教科研、体育、学生成果等四个展览室，建立了档案信息网站，从而形成了纸质档案、实物档案、电子档案等多方位多角度的立体展示利用模式。我们学校将47年来的可公开的文书档案目录全部输入档案管理软件，并上传至学校档案专题网站的“网上查档”系统，利用时只要通过网上查档，凭档号（不方便时，只要来个电话或发封信或发个电子邮件）直接到档案室复制或查阅档案，老师们说得好：“要知档案有没有，只要网上查一查”。这样方便快捷的查阅方式，受到了大家的青睐。

平时我坚持记利用摘要，坚持写档案日记，以至于对学校九大类档案的归档目录、平时归档记录、档号标准及报表输出规程、STA导入导出步骤、档案上架排列顺序、迎接评估检查的自评表档案索引、平时查阅及利用登记表、立卷说明范例等都有了较熟悉的认识和管理规程，由此我自编了《档案管理手册》，在有关标准的制订中我几经修改，并得到了武进区档案局领导行家的指导和认可，现在，此手册已赠送给我区几十所兄弟学校的档案员，以求得相互交流，共同提高。

档案管理，主要环节是收集、整理和利用三大块，但从细处着想，方方面面的事务很多很多，档案员只有树立档案室是学校信息中心的观念，坚定全心全意为学校和师生服务的信念，与时俱进、不断探索、不断创新，才能把档案的管理工作做实做活做到位，才能真正发挥档案的功能及其利用价值。

作者简介：杨润人，男，1956年9月生，大专毕业，中共党员，1979年参加工作，现任常州市武进区奔牛实验小学行政办公室主任。 2002年取得“江苏省档案人员上岗资格证书”，同年负责学校档案工作，2005年被区教育局确定为片档案管理联络员。2006年，所负责的档案室晋升为江苏省一级档案室，同时本人被江苏省档案局授予“创建省一级标准显著成绩”荣誉证书。（联系电话：0519-83126923   13961209335）