网络报送材料引发档案管理的几点思考
杨润人
（奔牛实验小学，江苏常州，213131）
从2010年起，常州市教育局在全省率先采用评审材料“网络报送”的方式。这种方式是将申报人的所有材料全部转换成电子文档（纸质材料全部要扫描处理）后上传至人事评审网络进行逐级评审的人事评审系统。经过去年的学科带头人、骨干教师材料网络上传评审的试点到今年的职称材料的网络报送，笔者认为这种全省首创的网络评审方式最大的亮点是省工省时、公开透明，那作为我们基层的档案员，怎么样把这新事好事办好，由此引发了一些新的思考，也将接受新的挑战。
一、增强意识应对挑战
历史跨入二十一世纪，以计算机网络技术为核心的现代科学技术飞速发展，猛烈地冲击着传统的以手工操作为主体的档案管理技术和方法。学校档案工作如何才能更好地适应形势发展的新需要，尽快地熟悉和掌握计算机网络知识，并切实的将之运用到档案管理工作中去，从而大大提高档案管理工作水平，是在新形势下档案管理工作面临的新课题和挑战。在这次常州市职评材料采用网络报送方式时，电子扫描、网页截屏、网络传输、网上审核等“电子化档案管理”已经摆在了广大档案员面前，需要我们用新的理念新的手段去应对和审视。同时也促使全体档案利用者更要增强档案意识，注意平时的积累和新的保存方式。如这次的职称评审，要求在一定时段内整理出反映申报者德、能、勤、绩的真实有效且有价值的电子材料，可申报者往往是“需要用时方恨晚”，不注意平时“及时、齐全、有效”的积累，显得手忙脚乱。当然，假如这时档案室能提供有效的帮助，岂不是更凸显了档案工作的重要性了吗？
二、加快档案的电子化管理
“网络报送”的方式由“手捧”到“网传”。如何将传统的“白纸黑字”原件变为可以上传的电子稿文档，使其同样达到纸质稿的真实性要求，为此，根据文件及其评审细则，组织者精心设计了评审网络模板。模板要求对申报者的公开课评议表、班主任工作手册封面、聘书及荣誉证书等有关纸质稿按格式要求扫描后上传。
为保证这些扫描件的真实性，笔者认为需要做到以下几点：
1、档案室要把好纸质材料的源头关。近几年，各地区域调整频繁，学校名称也随之变动。档案室有许多原件当时没有盖公章，可有些人将还是“××县或××市”的文档材料补盖上了现在的“××区”的公章来进行扫描，内行一看就是假的。所以，这就需要我们档案员在整理收集档案材料时该盖章的一定要盖上章，以保证档案材料的权威性和有效性。
2、进一步完善电子化档案管理。随着数字化校园的推进与建设，无纸化办公和网络信息已经在许多地区及其学校普及，这也为加快建立学校电子档案奠定了基础。我们学校自从实行无纸化办公以来，所有的工作及活动安排皆在网上公布，这样可以不受时间和地点的约束，反复查阅以至于及时落实，各项工作的完成情况也是通过网络上传与接收。值得一提的是，上传时间都能被网络锁定，更改权限也有严格的制度、措施及责任人。一些工作通报等供全体教师网上查阅的同时，也接受了他们的检验，确保了通报、通知、决定的真实可靠性。所以在此基础上形成的网络文档，其真实性是确定无疑的。在网络文档管理中，笔者认为要做到以下几点。
（1）建立电子网络档案管理制度。由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理并由专人负责审核，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子网络档案遗散和改动，确保网络档案资料的完整性和真实性，确保利用者放心使用、篡改者无机可乘。
（2）积极培养电子档案管理技术人员。一是对档案员进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训；二是吸纳专业人才充实档案队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训以至达到电子档案管理工作的需要。以此解决电子档案管理人才缺乏的现状。
（3）建立电子档案网络应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以处室（中心）、级组或学科为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供各处室、级组及教职工自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。
（4）及时做好硬件设备的更新与维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换或备份，防止新技术不能处理旧问题。
三、重视档案的网络安全
常州市教育局的职评模板还规定，申报者公开课的网上通知、评选评优网上通报、论文获奖和发表的网上收录等，都必须在上传的材料中粘帖文献截图和网址。这就对网络档案的真实有效和网络安全提出了更高的要求。可是，据笔者了解，网络上的内容只要有权限登录，想怎样改都可以。为了使网上档案材料的真实有效，我们必须做到：
（1）严把上传关。严格把好文件、通报、通知、决定等行政公文材料的上传关，一旦上网，不能更改，以确保行政公文的正确性、权威性。在做2011年职评时，有一位申报者拿出一张荣誉证书，我一看就是假的，便拒绝扫描上传。理由是在扫描该证书的同时要粘帖该荣誉发文的网页和网址，网发文件与该证书内容不一致。这老师便要求道，你可以改一下网上发文内容呀。我说，我虽然有这个权限，但不能这么做。因为一旦造假，不光害了你自己，还影响了其他同一批申报职称的人，当然也影响了我这个提供档案材料的责任人，经过这么一番口舌，这老师终于被我说服了。
（2）制度作保障。要制定一系列的网络安全管理制度，网络及其各有关栏目的管理要责任到人，权限要严格控制，上网的材料同时要有纸质稿作备份，并要在文件下方署名录入人、校对人和签发人。有一位申报者说：“我很多职称所需的材料校园网上都有，只要搜索到相应网页，复制网页和网址就可，这样做出来的材料简洁明了，更可贵的是材料的真实性很高。即使是几年前的材料，评审专家根据网址一查便可知真伪，毕竟很多纸质的东西均可造假，而网上的早已上传的文件资料包括个人资料，是经过几百次甚至更高的点击数被关注者检验过的，这样的材料要可靠得多。”
（3）加强校园网络的安全管理与维护，谨防黑客侵入。校园网络也应坚持依法管理、科学管理、有效管理，加快形成依法监管包括档案员依据档案对网管员的监管、师生自律、社会监督、规范有序的互联网信息传播秩序。
当今世界已步入信息化的时代，学校档案工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，档案电子化管理发展将是必然趋势。学校档案员应该站在历史文献和为师生服务的高度来看待学校电子档案管理的现实意义，用与时俱进的观念来加速推进学校电子档案管理的质量和效果。
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