——浅谈新形势下中小学档案的全面深化改革

高伟明 杨润人 江苏省常州市武进区奔牛实验小学

 

摘要：文章以武进、常州地区及江苏省为例，结合本校的实际，分析了中小学档案信息资源开发与利用的意义及目前存在的困惑，对中小学档案信息资源开发与利用的对策进行探讨。

1、档案管理意识淡薄，档案员队伍不稳定，专业水平不高。目前,中小学领导对档案工作重视程度不够, 校与校之间发展不平衡，出现两头好中间差的局面，于小学和高中相比，初级中学的档案管理更要差一点。中小学的档案员一般是一线教师或行政领导兼职的，人员变动较频繁；即使有专职的，也是受领导照顾的年老体弱者或者是非教学人员。这样的档案员队伍，前者虽有学力但没有时间去钻研和管理，后者虽有时间但没有学力，对学校的主要工作不熟悉，档案员成了“两耳不闻窗外事”的孤者。导致中小学档案管理人员业务素质偏低与现代化的档案管理脱节，在一定程度上制约了档案信息的开发利用工作。

2、档案室建设不规范。面积偏小，也达不到“三室分开”的要求，即使有“三室”，但档案办公室、阅档室、库房不在一个门里进出，不利于档案的安全和保密工作。有的档案室坐落位置较偏，不利于对档案的宣传和利用。有些中小学甚至就没有综合档案室，材料分散在学校的各个部门，各自为政，学校档案成了各部门的私有财产，显然达不到《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》1.2.1关于“成立综合性档案工作机构，各种门类、载体档案集中统一管理”的要求。

5、档案信息利用开发手段滞后，“重藏轻用”现象严重。虽然现在中小学档案室普遍配备了计算机，但大多数仅限于用其进行档案目录的管理，而缺乏对档案信息进行网络化建设，无法做到信息资源共享，这就影响了档案信息资源的有效便捷的利用。

6、档案的深层次加工工作滞后。重档案信息的浅层次利用却忽略了档案的编研工作。档案的编研成果是档案深层次加工的主要内容，深层次加工工作滞后使档案信息资源无法得到充分的开发和利用。

5、网络利用，资源共享。第一，要全面推进中小学档案信息管理的系统化，将档案信息驶上“高速公路”，实现档案信息资源的快速共享。可以将能公开的档案目录在网站公布，实行网上查档，这就大大方便了利用者，也提高了档案的利用效率。第二，要将学校发展历程通过校史陈列室展示出来，让文字、图像、视频、实物“说话”，将死档案变成活信息，达到呈现学校宣传档案成果的目的。第三，通过网络优势，达到无纸化办公，资源共享、快捷方便省事的效果。再以我校为例，打开我们奔牛实小的网站，经典档案、基础数据、机构沿革、行政办公、网上查档、学籍管理、荣誉登记、教师管理、照片管理等档案管理网页应有尽有。档案员平时将相关信息及时上传，有需要利用时，利用者只要登录一下，就可以找到所需材料，我们称其为“档案的无借阅利用”。这种无借阅利用相当受欢迎，尤其是年轻老师，他们夸奖说，我们足不出户，就悄无声息的找到了所需材料，现在的档案管理真好！还有一种是指定要借阅的档案，2010年起，常州市教育局在江苏省率先采用评审材料“网络报送”的方式。这种方式是将申报人的所有材料全部转换成电子文档，即纸质材料全部要扫描处理，然后上传至人事评审系统，再由各级根据其权限进行逐级评审。几年来，我们的档案室为了方便申报人，将申报人所需的获奖、评课等档案材料找出来，盖好档案室复制审核章，然后直接扫描后上传至QQ群内，让所需者下载利用。这种主动服务的做法，受到领导及申报者的赞赏。

6、分析信息，相互作用。注意对档案利用信息的分析，及时修订归档范围和保管期限。档案的收集与整理为的是档案的利用，档案的利用又影响着档案的收集与整理，它是一个相互作用的过程。所以，注意收集档案利用的典型实例，及时将用情况记载下来。过了一两年，将这些记载情况进行归类分析，得出这段时期内，学校、教师、学生、学生家长乃至社会，需要学校提供什么档案，经常利用的档案又是什么，从而结合学校实际，修订上级下发的《学校归档范围及保管期限》。如，教育综合督导评估验收及各类大型检查，学校的各类评优定级申报、年度考核、学校新增的亮点特色工作、教师的评先评优和职称评审、学生的信息资料查阅等，档案室就可以根据这些工作所需要的档案材料及当时利用的记载情况，修订并完善归档范围及保管期限，已达到收集为了利用，利用促进收集的作用。

7、深度加工，集中呈现。做好档案编研工作，加强档案信息资源的深层次加工。在实际工作中，我们应把室藏档案的一部分档案信息资源作为编研资料，进行深入研究并且根据研究成果进行加工，汇编提供给利用者作为参考。如我们学校的《你从百年走来》校庆纪念册，《经典档案》网页，《地球的孩子》、《晨会宝典》等校本教材，三个展厅九大类别500多平方米的校史馆等刊物和布展，都是通过室藏档案的信息加工成的档案编研。通过档案材料的深度加工，使室藏较集中地反映学校的发展历程，减少信息资源利用者查阅的时间，提高了档案室的整体形象，使档案信息资源作为学校的宝贵财富得到充分挖掘，并且最大限度地发挥其信息作用。

8、加强宣传，提升形象。加强档案宣传教育工作，促进档案信息的开发和利用。档案的宣传教育是档案管理工作的一项重要内容，也是中小学重视档案工作的一种表现形式。“酒好也怕巷子深”，档案工作者要主动出击，做好宣传工作。由于教职工对档案信息概念比较模糊，缺乏档案意识，使得档案信息资源不能得到充分地利用。因此学校档案室应把档案宣传教育工作作为一项长期任务来抓，要充分利用校园电视台、广播、宣传橱窗、黑板报、课堂教学、师德讲堂、教职工集会、市民广场、各类媒体等宣传教育形式，广泛宣传档案信息资源的意义和作用。同时，也不可忽视对学生的档案宣教工作，苏教版三年级下册的《品德与社会》中有篇课文叫《为你介绍我们的学校》，档案室就可利用这个契机，向学生介绍学校的发展史，宣传档案在学校历史文化的传承和延续中的基础作用。2008年是《江苏省档案管理条例》颁布施行十周年，为此，常州市档案局举行了“档案连着你我他”档案宣传活动。在展板宣传的陈列中，奔牛实验小学的“档案利用典型事迹”和老校长“梅鹤年的家庭档案管理指南”被展出，这是武进区学校系统唯一的被展出单位。《档案与建设》2014年第2期的最美档案人《不待扬鞭自奋蹄》中，就刊登我校档案在这些方面宣传事迹和图片。

 

有人说过：“传统文化好比一捆干草，人们像驴子一样驮着它走。各人的驮法不同。聪明的人把它化作养料轻松地走向未来，愚笨的人把它当作祖传财宝，永远是沉重的负担。”档案要为人们所利用，就要将它化作养料，为学校，为师生，为社会服务。在迅猛发展的信息化时代，档案工作者要与时俱进，开拓创新，迎接档案在新形势下的全面深化改革。